DSGVO|Pfadfinder und Pfadfinderinnen Österreichs
Stand vom 18.5.2018
Quick-Start Anleitung DatenSchutzManagementSystem - DSMS
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Stand vom 18.5.2018
Hinweis
Hintergrund
Diese eLearning Anwendung soll einen Eindruck über die Verwendung der Anwendung liefert. Sie ersetzt nicht das Handbuch, sondern dient zum schnellen Einstieg.Für Administratoren
Zur Hilfe
Die
Symbole neben den Feldern jeder Eingabemaske sollen helfen zu verstehen welcher Inhalt in diesem Feld erfasst werden soll.
Ammeldung
Anmeldung
- Klient
Auswahl des Klienten - Benutzer
Benutzername eingeben - Passwort
Passwort eingeben
Hauptfunktionen
Startbildschirm
Auswahl der Hauptfunktionen durch anklicken.
- Register
= Verzeichnis der Verarbeitungtätigkeiten (VdV) - Reports
= Listen und Berichte - Dienste
= Verschiedene persönliche Dienste (Passwort) - Extras
= Extrafunktionen für Administratoren
Register
Bearbeiten/Auswahl von Institutionen
Bearbeiten der Institutionsdaten
Löschen einer Institution
aufrufen der Verarbeitungen dieser Institution
Neunanlage
Anlegen einer neuen Institution.Zurück
Zurück zur Startseite/Hauptmenü.Register
Bearbeiten der Institutionsdaten
Erfassen der Eckdaten einer Institution wie
- Name und Bezeichnung
- Anschrift
- Kommunikationsdaten
- Prüftermin
Register
aufrufen der Details dieser Institution
Es werden 2 Karteireiter (Verantwortliche/Verarbeitung) zur Auwahl angeboten. Durch anklicken des Karteireiters gelangt man auf das Registerblatt um die Details zu erfassen.
Verantwortliche
Anlegen (Menüpunkt "Neuanlage") und Bearbeiten (=) von Verantwortlichkeiten für die aktuelle Institution.
In einer Liste stehen verschiedene Verantwortlichkeiten zur Auswahl.
Verarbeitung
Erfassen/Bearbeitung einer Verarbeitung
Aus einer Liste von Verarbeitungen kann die gewünscht ausgewählt werden oder durck einen Klick auf "Neuanlage" eine neue Verarbeitungstätigkeit angelegt werden.- Durch anklicken des Bearbeitungssymbols wird die Editiermaske aufgerufen.
- Entfernt den Eintrag ohne Rückfrage.
- aufrufen der Details -> erfassen/bearbeiten u. a. der Daten- und Personenkategorien (siehe Seite 11 & 12) welche in dieser Verarbeitung verarbeitet werden
Editieren
Die Editiermaske stellt eine Reihe von Eingabefelder zur Verfügung, mit denen die Verarbeitungstätigkeit genauer beschrieben wird.
Verarbeitung
Verarbeitungsdetail
Durch anklicken eines Karteireiters wird ein Registerblatt zum Erfassen/Bearbeiten bereitgestellt.- Datenkategorie
Handhabbare Oberbegriffen von Datenfeldern. - Pesonenkategorien
Es werden Betroffene(ngruppen) der Verarbeitung zugeordnet - Sonstiges
Eine beliebige Menge von Detaildaten - Dokumente
Anfügen von Dokumenten (Word, Excel, PDF, …) zur Verarbeitung. (z.B. Einwilligungserklärungen für Fotoaufnahmen, Lageranmeldungen udgl.
Reports
Auswahl von Reports und Berichten
Hier stehen dem Benutzer eine Reihe von Reports und Berichten, in verschiendenen Formaten, zur Verfügung.Extras - für AdministratorInnen
Vorlagen
Datenkategorien
Um die Eingabe zu erleichtern und eine Einheitliche Nomenklatur zu gewährleisten, kann der Administrator eine Reihe von Datenkategorie vordefinieren (Vorlagen).
Liste der Vorlagen
Mit der Aktionsschaltfläche "Edit"
kann eine Vorlage geändert werden. Die Aktionsschaltfläche "Löschen" entfernt die Vorlage unwiederbringlich.
Bereits verwendete Vorlagen sind weder von der Änderung noch vom Löschen betroffen.
Extras
Vorlagen
Personenkategorien
Um die Eingabe zu erleichtern und eine Einheitliche Nomenklatur zu gewährleisten, kann der Administrator eine Reihe von Personenkategorie vordefinieren (Vorlagen).
Liste der Vorlagen
Mit der Aktionsschaltfläche "Edit"
kann eine Vorlage geändert werden. Die Aktionsschaltfläche "Löschen" entfernt die Vorlage unwiederbringlich.
Bereits verwendete Vorlagen sind weder von der Änderung noch vom Löschen betroffen.
Extras
Verwaltung von Verarbeitungsdetails
Hinweis Sollte nur von fachkundigem Personal ausgeführt werden!Für die Datails von Verarbeitungen können in dieser Liste weiter Auswahllisten definiert werden.